Datenschutzhinweise bei Veranstaltungen Art.13 DSGVO
Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Dich über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Anmeldung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen des CISPA.
Diese Datenschutzhinweise gelten für sämtliche vom CISPA veranstalteten oder organisierten Veranstaltungsformate, insbesondere für Präsenzveranstaltungen, hybride Veranstaltungen und Online-Veranstaltungen. Hierzu zählen beispielsweise Konferenzen, Workshops, Vorträge, Informationsveranstaltungen, Netzwerkveranstaltungen, Forschungs- und Bildungsformate sowie vergleichbare Veranstaltungen.
Soweit für bestimmte digitale Dienste, Videokonferenzsysteme oder Veranstaltungsplattformen ergänzende Datenschutzhinweise gelten, werden diese den Teilnehmenden gesondert zur Verfügung gestellt oder in der jeweiligen Einladung verlinkt.
Der Schutz Deiner personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten Deine Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften. Mit den nachfolgenden Informationen kommen wir unserer Verpflichtung nach, Dich über Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu informieren. Solltest Du Fragen zur Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten haben, kannst Du Dich jederzeit an uns wenden.
Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
CISPA – Helmholtz-Zentrum für Informationssicherheit gGmbH
Stuhlsatzenhaus 5
66123 Saarbrücken
Deutschland
Tel.:+ 49681 87083 1001
Fax: + 49 681 87083 8801
E-Mail: info@cispa.de
Geschäftsführer:
Das CISPA wird vertreten durch die Geschäftsführer Prof. Dr. Dr. h. c. mult. Michael Backes und Dr. Kevin Streit.
Unsere:n Datenschutzbeauftragte:n erreichst Du unter: dsb@cispa.de.
Soweit für die Teilnahme an einer Veranstaltung eine Anmeldung erforderlich ist, verarbeiten wir die von Dir im Rahmen der Anmeldung oder im weiteren Verlauf der Veranstaltungsorganisation zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten.
Im Zusammenhang mit der Anmeldung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen können wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung. Hierzu zählen insbesondere die Verwaltung von Anmeldungen, die Kommunikation mit Teilnehmenden, die Erstellung von Teilnehmendenlisten, Namensschildern und Zugangsdokumenten sowie die Koordination organisatorischer Abläufe.
Im Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen verarbeiten wir personenbezogene Daten, soweit dies zur Durchführung der jeweiligen Veranstaltung, zur Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Ablaufs sowie zur Wahrung der Sicherheit unserer Veranstaltungen erforderlich ist.
Dabei können wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:
Bei der Nutzung von Videokonferenzsystemen können darüber hinaus technische Verbindungs-, Nutzungs- und Protokolldaten verarbeitet werden. Weitere Informationen hierzu ergeben sich aus den jeweils einschlägigen Datenschutzhinweisen des eingesetzten Systems.
Soweit Online- oder Hybridveranstaltungen aufgezeichnet werden, informieren wir die Teilnehmenden hierüber gesondert vor Beginn der Aufzeichnung. In diesem Fall können insbesondere Audio-, Video-, Chat- und Präsentationsinhalte sowie sonstige im Rahmen der Aufzeichnung erfasste Kommunikationsinhalte verarbeitet werden. Weitere Informationen hierzu werden den Teilnehmenden vor Beginn der Aufzeichnung zur Verfügung gestellt.
Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere zur Durchführung der Veranstaltung, zur Verwaltung der Teilnahme, zur Bereitstellung veranstaltungsbezogener Inhalte, zur Ermöglichung von Interaktionen zwischen Teilnehmenden und Referierenden sowie zur Gewährleistung der technischen Funktionsfähigkeit und Sicherheit der Veranstaltung.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir personenbezogene Daten außerdem zur Wahrung unseres Hausrechts, zur Gewährleistung der Sicherheit von Teilnehmenden und Beschäftigten sowie zur Verhinderung und Aufklärung von Missbrauchsfällen oder Sicherheitsvorfällen.
Die Verarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO, soweit sie für die Durchführung der Veranstaltung und die Erfüllung des mit Dir bestehenden Teilnahmeverhältnisses erforderlich ist.
Soweit die Verarbeitung der Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Veranstaltungsablaufs, der IT-Sicherheit, der Wahrung unseres Hausrechts oder sonstigen Sicherheitszwecken dient, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, störungsfreien und effizienten Durchführung unserer Veranstaltungen, der Wahrung unseres Hausrechts sowie dem Schutz von Teilnehmenden, Beschäftigten, Einrichtungen und IT-Systemen.
Im Rahmen unserer Veranstaltungen können Foto- und Videoaufnahmen angefertigt werden.
Dabei können wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten:
Die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen dient insbesondere der Dokumentation unserer Veranstaltungen sowie der Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation des CISPA. Die Aufnahmen können insbesondere auf unseren Webseiten, in sozialen Medien, in Presseveröffentlichungen, in Print- und Online-Publikationen sowie in weiteren Kommunikations- und Informationsmaterialien veröffentlicht werden.
Dabei liegt der Fokus grundsätzlich auf der Darstellung von Veranstaltungen, Forschungstätigkeiten und dem Veranstaltungsgeschehen insgesamt. Soweit möglich, werden überwiegend Situations- und Gruppenaufnahmen verwendet. Vor einer Veröffentlichung erfolgt eine redaktionelle Prüfung der Aufnahmen.
Die Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen erfolgt dabei grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO.
Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in
Soweit für bestimmte Aufnahmen oder Verwendungszwecke eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a) DS-GVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Soweit Foto- oder Videoaufnahmen auf Grundlage einer gesonderten Vereinbarung oder eines Vertrages mit der betroffenen Person erstellt und genutzt werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO.
Wenn Du nicht fotografiert oder gefilmt werden möchtest, kannst Du dies dem Foto- oder Filmteam vor Ort jederzeit mitteilen. Darüber hinaus kannst Du Dich jederzeit an uns wenden unter: pr@cispa.de.
Soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, verarbeiten wir personenbezogene Daten auch unabhängig von der eigentlichen Durchführung der Veranstaltung.
Je nach Anlass und gesetzlicher Verpflichtung können insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Nachweis-, Aufbewahrungs- und Rechenschaftspflichten.
Hierzu können beispielsweise die Dokumentation von Bewirtungen, die Erfüllung steuer- und haushaltsrechtlicher Anforderungen, die Abrechnung von Veranstaltungen sowie Nachweis- und Berichtspflichten gegenüber Fördermittelgebern oder Aufsichtsbehörden gehören.
Die Verarbeitung erfolgt dabei auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 c) DS-GVO, soweit sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der das CISPA unterliegt.
Innerhalb des CISPA erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten aber auch an externe Empfänger übermitteln, soweit dies zur Organisation, Durchführung oder Nachbereitung von Veranstaltungen erforderlich ist oder wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.
Zu den Empfängern können insbesondere gehören:
Soweit externe Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO.
Soweit wir im Rahmen der Organisation, Durchführung oder Nachbereitung von Veranstaltungen Dienstleister oder Plattformen einsetzen, deren Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in sogenannte Drittländer stattfinden.
Eine solche Übermittlung erfolgt nur, soweit die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn für das betreffende Drittland ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission besteht oder geeignete Garantien, insbesondere die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standarddatenschutzklauseln, vorgesehen sind.
Weitere Informationen zu konkreten Drittlandübermittlungen und den jeweils eingesetzten Dienstleistern stellen wir Dir auf Anfrage gerne zur Verfügung.
Wir speichern Deine personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist.
Daten, die wir im Zusammenhang mit der Anmeldung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen verarbeiten, werden gelöscht, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Foto- und Videoaufnahmen können für die Dauer ihrer Nutzung zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, Wissenschaftskommunikation, Dokumentation und Berichterstattung gespeichert und veröffentlicht werden. Die Erforderlichkeit der weiteren Speicherung und Veröffentlichung wird regelmäßig überprüft.
Soweit personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten verarbeitet werden, erfolgt die Speicherung für die Dauer der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die betreffenden Daten gelöscht, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig.
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Anmeldung, Organisation oder Durchführung einer Veranstaltung erforderlich ist, musst Du diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung und Durchführung des Teilnahmeverhältnisses erforderlich sind.
Ohne die Bereitstellung dieser Daten ist eine Anmeldung oder Teilnahme an der jeweiligen Veranstaltung gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt möglich.
Die Bereitstellung weiterer personenbezogener Daten erfolgt freiwillig. Sofern wir Dich um eine Einwilligung bitten, hat die Nichterteilung oder der Widerruf einer Einwilligung grundsätzlich keine nachteiligen Folgen für Deine Teilnahme an der Veranstaltung, soweit die jeweilige Verarbeitung nicht ausnahmsweise für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist.
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen stehen Dir folgende Rechte zu:
Zur Ausübung Deiner Rechte kannst Du Dich jederzeit an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Soweit die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten auf Deiner Einwilligung beruht, kannst Du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Du hast zudem das Recht, Dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Dieses Recht besteht insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Mitgliedstaates Deines gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Deines Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
Unbeschadet dessen kannst Du Dich auch an die für das CISPA zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
Oder Du nutzt das dort hinterlegte Beschwerdeformular unter
https://www.datenschutz.saarland.de/online-dienste/beschwerde-kontrollanregung/beschwerdeformular.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.
Diese Datenschutzhinweise sind aktuell gültig und haben den Stand September 2026. Aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise zu ändern.