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RECHNUNGSSTELLUNG/

XRECHNUNG

Einführung der XRechnung gemäß E-Government-Gesetz (EGovG)

Aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 04.04.2017 (BGBI. I, 770 ff) sowie der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) ist das CISPA dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) entgegenzunehmen.

Alle Rechnungssteller sind ab einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € (netto) verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form auszustellen und zu übermitteln (§ 4 ERechV).  

Ausnahmen von der Verpflichtung, beispielsweise im Falle von Direktaufträgen bis 1.000 € netto, sind in § 3 Abs. 3 der ERechV geregelt.

Für Rechnungen und Gutschriften (zur Vereinfachung wird nachfolgend nur noch der Begriff Rechnung verwendet) gilt damit Folgendes:

Rechnungen ab einem Auftragswert von 1.000 € (netto)

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an das CISPA stehen Ihnen folgende alternativen Wege zur Verfügung:

Damit Ihre Rechnung korrekt zugeordnet werden kann, ist die Angabe unserer Leitweg-ID 992‐80255‐64 zwingend erforderlich. Bitte beachten Sie die nachfolgend aufgeführten Anforderungen. Weitere Informationen erhalten Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de.

 

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben (§ 14 UStG) muss eine elektronische Rechnung gemäß § 5 ERechV folgende Angaben enthalten:

  • Leitweg-Identifikationsnummer (die Leitweg-ID des CISPA lautet: 992‐80255‐64)
  • Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum
  • Bankverbindungsdaten des Zahlungsempfängers
  • E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss eine elektronische Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung oder im Vorfeld durch den Auftraggeber übermittelt wurden:

  • Bestellnummer
  • Lieferantennummer

Alle abrechnungsrelevanten Angaben müssen in einer allgemein maschinell lesbaren Form übermittelt werden und dürfen nicht außerhalb der vorgesehenen Textfelder enthalten sein.

  • Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Standard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der E-RechV des Bundes entspricht. 
  • Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Postfächer
  • Es werden nur Rechnungen aus den korrekten Postfächern verarbeitet.
  • Bitte senden Sie jede Rechnung nur einmal. Ein zusätzlicher Versand der Rechnung in Papier- oder Dateiformat ist nicht zulässig.
  • Eine E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
  • Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail versandt werden.
  • Die maximale Größe einer Rechnung beträgt 10 MB.
  • Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“ und „csv“. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten.
  • Senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente oder ähnliches an die oben genannten E-Mail-Adressen.
  • Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.ä.).

  • Zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen steht Ihnen die OZG konforme Rechnungseingangsplattform (OZG RE) zur Verfügung, welche unter https://xrechnung-bdr.de  abgerufen werden kann.
  • Diese setzt eine einmalige Registrierung voraus.
  • Unter der angegeben Adresse finden Sie weitere Informationen zur elektronischen Rechnungsstellung.
  • Die Anforderungen an die Übermittlung per E-Mail gelten analog.

Bitte senden Sie jede Rechnung nur einmal. Ein zusätzlicher Versand der Rechnung in Papier- oder Dateiformat ist nicht zulässig.

 

Rechnungen unter einem Auftragswert von 1.000 € (netto)

Rechnungssteller, die gem. § 3 Abs. 3 ERechV nicht zur Einreichung von elektronischen Rechnungen verpflichtet sind, haben neben den zuvor genannten elektronischen Formaten alternativ die Möglichkeit, Rechnungen im PDF-Format an invoice@cispa.de zu übermitteln.

  • Übermittlung bitte ausschließlich an  invoice@cispa.de
  • Es werden nur Rechnungen aus diesem Postfach verarbeitet.
  • Bitte senden Sie jede Rechnung nur einmal. Ein zusätzlicher Versand der Rechnung in Papier- oder Dateiformat ist nicht zulässig.
  • Eine E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
  • Die Rechnung muss in Form einer PDF-Datei als Anhang zur E-Mail übermittelt werden; Rechnungen können Hoch- oder Querformat haben, dürfen jedoch nicht gedreht sein; sonstige Dateiformate werden nicht berücksichtigt (z.B. Word, Excel, zip, etc.).
  • Die E-Mail darf die maximale Größe von 10 MB nicht überschreiten.
  • Anlagen dürfen als PDF beigefügt werden. In diesem Fall müssen entweder die Anlagen oder die Rechnung im Dateinamen kenntlich gemacht werden: Rechnung bitte kennzeichnen als: *Rech*.pdf, *Inv*.pdf, *Faktura*.pdf, *Gutschrift*.pdf oder *RG*.pdf Anlagen bitte kennzeichnen als: *Anla*.pdf, *Liefersch*.pdf, *Anhang*.pdf oder*Attach*.pdf Das Sternchen bedeutet, dass dort weiterer Text stehen darf.
  • Senden Sie keine Werbung, Newsletter, Vertragsdokumente oder ähnliches an die oben genannte E-Mail-Adresse.
  • Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o.ä.).

 

 

Für Fragen stehen wir Ihnen unter finance@cispa.de gerne zur Verfügung.

Wir bedanken uns für Ihre Mitwirkung bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung.